L’overbooking è la condizione in cui ci si trova quando c’è un’eccedenza di prenotazioni rispetto alla disponibilità dei posti.
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Per gestire al meglio l’overbooking bisogna ridurre al minimo l’errore: se ad esempio prevediamo il 10% di camere in meno il giorno del check-in, possiamo metterne in vendita l’8% in più. Ci si può trovare nella situazione in cui alla reception si presentano un numero di clienti superiore al numero delle camere disponibili.
Come gestire l’overbooking? Come ci si deve comportare?
Un Overbooking determina disagio e malcontenti per gli ospiti in arrivo.
La migliore soluzione è la riprotezione. Si propone al cliente di soggiornare in una struttura alternativa. Sarà cura del personale della reception, dare la migliore opzione di soggiorno. Per avitare malcontenti e passaparola negativi.
Solitamente si dà importanza alla clientela “affezionata”. Che sia business o clientela leisure. Naturalmente bisogna garantire al cliente una struttura che abbia una serie di caratteristiche. Innanzitutto dovrà essere un hotel di pari categoria o superiore che offra gli stessi servizi dell’hotel prenotato. Il trasporto dalla struttura prenotata a quella nuova deve essere a carico dell’hotel e per “farsi perdonare” è necessario talvolta aggiungere servizi in più come la colazione in camera, una bottiglia di spumante o una cena. Una telefonata in camera appena il cliente arriva nella nuova struttura ci aiuterà a capire l’umore e, nel caso in cui si denoti un certo scontento, è possibile pensare ad ulteriori iniziative, in modo da incidere il meno possibile sulla reputazione della nostra struttura.
Come gestire l’overbooking e trasformarlo in strategia?
Ebbene sì, l’overbooking può diventare anche una strategia di vendita. Ottimizza le vendite e produce un flusso positivo sulle rendite della struttura. Una strategia che va programmata in base a calcoli statistici degli anni precedenti, per ridurre il margine di errore.
Questa strategia è applicata soprattutto da alberghi di grandi dimensioni.
Voi come gestite l’overbooking?
